Efektywność floty rzadko rozbija się o jeden duży problem. Częściej to suma drobnych nieefektywności, kilka minut straconych tu, niewielki nadmiar paliwa tam, które w skali miesiąca i całej floty przekładają się na realne, policzalne koszty.
Dane jako podstawa decyzji, nie przeczucie
Wielu zarządzających flotą podejmuje decyzje na podstawie intuicji i doświadczenia, bez systematycznej analizy danych. Zarządzanie flotą oparte na konkretnych danych z monitoringu GPS, zużycia paliwa i czasu pracy kierowców pozwala podejmować decyzje na podstawie faktów, a nie subiektywnych wrażeń, które bywają mylące, szczególnie przy większej liczbie pojazdów.
Klasyczny przykład to ocena, który kierowca jeździ najbardziej ekonomicznie. Bez danych zarządzający flotą opiera się na wrażeniach i opiniach, które rzadko odzwierciedlają rzeczywistość. Twarde dane z systemu monitorującego pokazują faktyczne różnice w zużyciu paliwa, czasami zaskakująco odbiegające od subiektywnych ocen.
Wykorzystanie floty w czasie
Jednym z najczęściej pomijanych obszarów optymalizacji jest realny czas wykorzystania każdego pojazdu. Pojazd stojący bezczynnie na parkingu generuje koszty, amortyzację, ubezpieczenie, miejsce parkingowe, bez żadnego przychodu w zamian. Analiza danych o wykorzystaniu floty pozwala zidentyfikować pojazdy niedociążone pracą i przemyśleć, czy flota nie jest przypadkiem większa, niż wymaga tego rzeczywiste zapotrzebowanie.
Dobra praktyka to regularne zestawianie liczby aktywnych godzin każdego pojazdu z jego kosztami stałymi. Pojazd wykorzystywany zaledwie w kilkunastu procentach dostępnego czasu pracy generuje niepotrzebne koszty utrzymania, które można by przekierować na inne cele, na przykład sprzedaż nadmiarowego pojazdu albo lepsze rozłożenie zleceń w ramach istniejącej floty.
Rozliczanie czasu pracy jako element efektywności
Precyzyjne rozliczanie czasu pracy kierowców to nie tylko kwestia zgodności z przepisami, ale też realny wgląd w to, ile czasu pracy przekłada się na faktyczną realizację zleceń, a ile na przestoje, oczekiwanie czy nieefektywne trasy. Dane te pozwalają lepiej planować grafiki pracy i unikać sytuacji, w której część kierowców jest przeciążona, a inni mają zbyt mało zleceń.
Automatyzacja tego procesu eliminuje też błędy wynikające z ręcznego wypełniania kart drogowych, które bywają niedokładne, szczególnie pod koniec długiej zmiany, kiedy kierowca chce jak najszybciej zakończyć dzień pracy i nie zawsze dokładnie odnotowuje wszystkie przestoje czy przerwy.
Blokada alkoholowa jako dodatkowe zabezpieczenie floty
Coraz więcej firm transportowych decyduje się na instalację urządzenia uniemożliwiającego uruchomienie pojazdu kierowcy znajdującemu się pod wpływem alkoholu. Wyjaśnienie, jak działa blokada alkoholowa w samochodzie i jak integruje się z systemem zarządzania flotą, znajduje się pod tym adresem.
Takie zabezpieczenie eliminuje ryzyko wypuszczenia na trasę kierowcy w stanie nietrzeźwości, zanim jeszcze pojazd wyjedzie z bazy. Dla firm transportowych to nie tylko kwestia bezpieczeństwa, ale też odpowiedzialności prawnej i wizerunkowej, dlatego prewencyjne rozwiązania tego typu stają się standardem w firmach dbających o bezpieczeństwo swoich pracowników i innych uczestników ruchu.
Konserwacja prewencyjna zamiast reaktywnych napraw
Planowanie przeglądów na podstawie realnego przebiegu pojazdu, a nie sztywnego harmonogramu kalendarzowego, pozwala uniknąć zarówno przedwczesnych, niepotrzebnych wizyt w serwisie, jak i przekraczania bezpiecznych interwałów międzyserwisowych. System monitorujący, który śledzi przebieg każdego pojazdu, ułatwia takie planowanie znacznie precyzyjniej niż ręczne notatki w kalendarzu.
Nieplanowana awaria w trasie kosztuje zwykle znacznie więcej niż regularny, zaplanowany przegląd, zarówno pod względem samej naprawy, jak i utraconego czasu pracy pojazdu oraz konieczności organizacji zastępczego transportu dla niezrealizowanego zlecenia.
Ciągła analiza, nie jednorazowy przegląd
Efektywność floty to proces ciągły, nie jednorazowe działanie optymalizacyjne. Regularny przegląd danych, na przykład raz w miesiącu, pozwala wychwycić nowe nieefektywności, zanim urosną do skali generującej realne straty finansowe.
Warto wyznaczyć w firmie osobę odpowiedzialną za taki cykliczny przegląd, zamiast liczyć na to, że nieefektywności same się ujawnią przy okazji innych obowiązków. Systematyczność w tym zakresie decyduje o tym, czy inwestycja w system monitorujący faktycznie przekłada się na oszczędności, czy pozostaje niewykorzystanym narzędziem zbierającym dane, których nikt regularnie nie analizuje. Zwiększenie efektywności floty to suma wielu drobnych usprawnień działających jednocześnie: lepszego wykorzystania czasu pracy, prewencyjnej konserwacji i podejmowania decyzji na podstawie twardych danych. Pełną ofertę rozwiązań dla zarządzania flotą opisano szczegółowo w ramach oferty ATROM, obejmującej wszystkie moduły wspierające ten proces, od monitoringu GPS po rozliczanie czasu pracy kierowców.